Jak jsem slíbil, pokračuji v sepsání mého seznámení a přístupu k metodě GTD. Zde najdete první část článku.

Archiv

Občas ve vstupech ve své zásuvce narazím na něco, s čím není spojený další krok. Podle GTD máme v tomto případě na výběr ze tří variant.

1. Vyhodit to
2. Nechat to „dozrát“ (nepotřebuji teď, ale budu potřebovat v budoucnu)
3. Archivovat

V první případě není co řešit. Pokud si nejsem jistý, jestli to potřebuji, tak to vyhazuji. Ve druhém případě se nabízí dva kroky. Jednak umístění na seznam Někdy/možná a jednak vložit do termínového pořadače, který rozeberu níže.

Pokud ale vstup nehodlám ani vyhodit, ani ho nebudu potřebovat v budoucnu, jen ho chci prostě mít, pak patří do archivu. Můj archiv je vlastně jedna celá polička ve skříni, která čítá 3 šanony a archiv časopisů a katalogů. Viz fotka:

Tak a teď mě někteří nařknou, že jsem si tam narafičil ten katalog od LV, aby to vypadalo.. Jenže on tam skutečně už rok leží, aby důmyslně a důstojně schovával knížky, které tam jsou jen proto, aby držely archiv časopisů (převážně TOP CLASS) a zabránili v jeho pádu. Až se archiv naplní, tak už knížky nebudou třeba, bude to držet samo a modrý katalog poputuje do šanonu s nadpisem „archiv“. Ano, toto je skrytá výzva TOP CLASSu, aby se stal čtrnáctideníkem :D

Na časopisech mám odložený vizitkář. Chtěl bych si pořídit nějaký velikosti A4, abych ho založil někam mezi časopisy a šanony.

Šanony jsou tam tři, zleva: Účetnictví, Archiv, Termínový pořadač + podklady k projektům.

Šanon Účetnictví

Oproti ostatním kolegům nemám stovky faktur měsíčně, celkem pohodlně se mi vleze účetnictví za aktuální kvartál do jednoho šanonu. Dal jsem se teď tak trochu na affily, takže by jich mělo být ještě míň. Po třech měsících vždy podklady odnesu účetní a ta si pak vede Archiv u sebe.

Šanon Archiv

Do šanonu Archiv dávám všechny papíry, letáky, katalogy a podobné záležitosti, které patří do archivu. Zatím toho není tolik, abych se v tom nevyznal, takže ho nemám řazený abecedně. Možná to přijde někdy v budoucnu, ale už tak šanon hodně váží.

Šanon Termínový pořadač + podklady k projektům

Termínový pořadač, doporučovaný v knížce Mít vše hotovo, jsem si vyložil po svém. Metoda z knížky mi přijde zbytečně komplikovaná a hlavně určená těm, kteří mají nějaké podklady ke každému dni.  Těm z nás, kterých se to netýká a podklady vázané ke konkrétnímu dni máme zřídkakdy, postačí bohatě šanon s fóliemi, do kterých nahážeme ony podklady a napíšeme na ni lihovkou datum. Samozřejmě nehodlám otvírat šanon každý den, ale jednoduše si do kalendáře napíšu něco jako „podklady v termínovém pořadači“ a už budu vědět, že k tomu datu, kde to mám napsané, se vážou lejstra, které mám v šanonu. Tam si pak nalistuji ono datum a je vymalováno.

Podklady k projektům není třeba nijak okecávat. Protože jich mám málo, dělí se o jeden šanon s Termínovým pořadačem. Jsou taktéž ve fóliích a nadepsané číslovkou. Viz následující kapitola:

Seznam Projektů

Projekt GTD popisuje jako všechno, co vyžaduje 2 a více kroků. Zas tak to neprožívám, protože bych si musel plánovat i projekt jménem „Dojít si na záchod“. Na plánování se soustředím ve chvílích, kdy mi hodně záleží na úspěchu projektu. Takové jsem řešil zatím pouze dva. V obou případech se jednalo o plán v horizontu 3-4 měsíců. Nutno dodat, že oba se podařily a úspěch přikládám právě detailnímu plánování.

K plánování mi slouží tahle červená knížka velikosti A4, kterou schovávám v trezoru. (Mám malý trezor velikosti menší lednice, říkám mu Kamil.) Každý projekt dostane číslo. Zatím tedy mám pouze jedničku a dvojku. Používám malé lepící záložky, kam to číslo napíšu, abych nemusel do budoucna moc listovat. K číslu se váže již zmíněný šanon Podklady k projektům, kde jsou fólie označeny stejným číslem.

Projekt má následující kapitoly: (Otázky v závorkách jsou pomocné a plánování projektu je jen psané odpovídání na tyto otázky.)

1. Definice cíle (Proč? Co je účel? Jak poznám, že se míjím se svým cílem?)
2. Definice zásad (Dám ostatním volnou ruku, za předpokladu, že dodrží:? Jakým jednáním dosahuji nejlepších výsledků?)
3. Představa o výsledku (Jak bude úspěch vypadat a znít? Jaké budou pocity? Jak je definován fenomenální úspěch? Detaily!)
4. Brainstorming

Tím, že si odpovídám písemně na tyto otázky, mě donutí si je skutečně zodpovědět. Když to dělám v duchu, nikdy nejsem tak důsledný. Poslední kapitola Brainstorming jsou odstavce nápadů, které nehodnotím, pouze zapisuji. Cokoliv, co mě napadne, co by mohlo vést k cíli, si zapíšu do nového odstavečku.

Na konci brainstormingu, který často trvá i týden, si jednoduše odškrtám ty odstavečky, které vyhodnotím jako nesmysl a zbylé přepíšu na mé oblíbené papírky velikosti A6 a nahážu do vstupů (do zásuvky).

Týdenní zhodnocení

Na konci každého týdne dělám (spíš měl bych dělat) :

1. Vyprázdním hlavu. (Záležitosti, které se mi za týden nahromadily v hlavě dostat na papír a do zásuvky.)
2. Poklidím si okolo sebe. (Každý papír nahážu do zásuvky vstupů.)
3. Prostuduju diář ve Windows Mail. (Označím jako vyřízené všechno, co je hotovo, k vystaveným fakturám si připravím upozornění, kdy expiruje inzerce atp.)
4. Projdu si seznam dalších kroků. (Otevřu můj malý Moleskine zápisník, viz předchozí článek, vyškrtám, co jsem už udělal, vytrhnu stránky, které jsou celé proškrtané a přečtu si stránku Někdy/možná, jestli už něco není aktuální. Mimochodem už vím, k čemu budu používat ty nelinkované červené. Jeden nosím stále s sebou spolu s modrým a slouží mi jako štos prázdných papírů na vstupy, které mě napadnou v terénu. Když přijdu domů, vytrhám ty popsané listy a nahážu opět do vstupů.)
5. Prostuduju seznam projektů. (Otevřu si červenou knížku projektů a proškrtám ze seznamu definice cíle vše splněné.)
6. Vyřídím maily. (Prostuduju složky doručené ve Windows Mail u všech poštovních účtů a vše vyřešené přesunu do složky Vyřešené (jak jinak). V doručených zůstanou jen maily, které vyžadují nějakou činnost. Pokud je to urgentní, mají červenou vlaječku =)

No.. a to je asi všechno.